Entscheidungsunterstützungssystem

Dokumentation und Revision

Die Dokumentation im Rahmen der Erstellung eines WSPs sollte folgende Punkte umfassen:

  • die Systembeschreibung, einschließlich der beteiligten Teammitglieder
  • die Gefährdungsanalyse und Risikoabschätzung
  • die gewählten Maßnahmen zur Risikobeherrschung, die Begründung ihrer Auswahl sowie deren betriebliche Überwachung und Korrekturmaßnahmen
  • die Validierung der ausgewählten Maßnahmen
  • die Verifizierung

Ziel der Dokumentation ist, die getroffenen Entscheidungen festzuhalten und die Kriterien hierfür nachvollziehbar zu machen. Zudem sollten alle Unsicherheiten bei der Beschreibung sowie Bewertung des Versorgungssystems dokumentiert werden. Dies erhöht die Transparenz für die Begründung der getroffenen Entscheidungen.

Eine umfassende Dokumentation, die auch spezifische Erfahrungen erfasst, ist äußerst hilfreich bei der Schulung von MitarbeiterInnen. Sie sichert betriebliches Wissen und ist eine gute Basis für die Kommunikation mit Überwachungsbehörden (z.B. Gesundheitsämter). Sie ist auch ein Nachweis eines erfolgreichen Managements, das durch ein externes Audit des WSP noch zusätzlich bestätigt werden kann.

In regelmäßigen Abständen erfolgt eine Revision Ihres Water Safety Plans (WSP). Dabei werden alle Schritte des WSP von der Systembeschreibung bis zur Dokumentation erneut durchgeführt, wobei in der Regel durch das wiederholte systematische Hinterfragen der betrieblichen Praxis Verbesserungspotentiale erkannt werden. Zusätzlich sollte eine Revision bei relevanten Veränderungen im Versorgungssystem und der gesetzlichen Vorgaben durchgeführt werden. Auch die Ergebnisse einer solchen Revision gilt es zu dokumentieren.